Seiring berkembangnya waktu, mengelola data presensi karyawan sudah tidak dapat mengandalkan cara-cara konvensional karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk pengelolaannya. Oleh karena itu, kini banyak perusahaan yang menggunakan Software attendance management sebagai solusi untuk mengelola data kehadiran dari karyawan dengan lebih efisien.
Aplikasi ini sangat berguna karena merupakan perangkat lunak yang dapat membantu dalam mendesain jadwal kerja, juga mengelola, menyimpan, serta memantau kehadiran dari para karyawan. Selain memudahkan, aplikasi ini juga dapat meningkatkan kedisiplinan dan moral karyawan terkait dengan kehadiran. Apalagi kehadiran karyawan penting untuk profitabilitas dan reputasi perusahaan.
Fungsi Attendance Management untuk Perusahaan
1. Meningkatkan Kedisiplinan
Kedisiplinan merupakan salah satu hal yang penting dalam perusahaan karena sangat berpengaruh dengan kinerja dan produktivitas dari karyawan. Dalam hal ini, salah satu fungsi dari software attendance management adalah membangun budaya disiplin untuk para karyawan. Hal ini karena adanya fitur yang dapat mengelola data-data karyawan.
Software attendance management dapat mengelola waktu kedatangan dan pulang, data lembur karyawan, jadwal shift dan cuti, jumlah kehadiran serta data izin karyawan yang absen. Semua data-data akan terkoneksi, terintegrasi, serta tersaji dengan cara online. Dengan demikian, pihak manajemen dapat memantau produktivitas karyawan untuk nantinya mengambil keputusan.
2. Self Service
Dengan menggunakan aplikasi ini, maka karyawan dapat mengurus segala administrasi dengan mandiri. Karyawan tidak perlu lagi menghubungi HRD untuk mencetak slip gaji, mengajukan dan melihat sisa cuti, juga dapat mengajukan izin jika berhalangan masuk kerja. Karyawan dapat mengganti jadwal kerja sendiri jika ada alasan tertentu.
Selain karyawan, bagian HRD juga akan lebih mudah dalam menindaklanjuti permintaan dari karyawan. Seperti jika karyawan mengganti jadwal kerja, HRD hanya tinggal mengganti jadwal dengan fitur yang tersedia. Dengan menggunakan aplikasi ini, HRD tidak perlu lagi bertemu langsung dengan karyawan sehingga lebih efisien dalam waktu dan pekerjaan.
3. Mengatur Jadwal Kerja dan Libur Karyawan
Jam kerja setiap perusahaan tidak selalu sama. Ada yang full dari pagi hingga sore hari, ada juga yang menggunakan jadwal shift untuk mendukung operasional. Fungsi dari aplikasi ini adalah adanya fitur yang dapat mengelompokkan karyawan yang memiliki jadwal yang sama sehingga dapat dibandingkan dengan data kehadiran dari karyawan.
Tidak hanya jadwal kerja saja, aplikasi ini juga memiliki fitur yang dapat menampilkan jadwal libur atau event-event dari perusahaan sehingga HRD sudah tidak perlu susah payah membolak-balik kalender. Dengan adanya fitur ini, karyawan dapat mengetahui kapan jadwal kerja, waktu libur, serta acara atau event dari perusahaan.
4. Approval Cuti, Izin, dan Lembur Karyawan
Perusahaan diharuskan memberikan cuti pada karyawan dengan kuota tertentu setiap tahunnya. Fitur dalam aplikasi ini akan memungkinkan HRD untuk mengatur kuota cuti dan memperhitungkan kuota cuti pada karyawan. Nantinya, semua data dan juga informasi penting mengenai cuti akan tersusun dengan sistematis dan terperinci.
Nantinya, jika ada karyawan yang mengajukan cuti seperti izin terlambat datang atau untuk pulang lebih cepat daripada jadwal dan juga lembur. HRD nantinya dapat melakukan approval jika sudah sesuai dengan regulasi. Setelah melakukan approval, karyawan akan mendapat kabar pemberitahuan tanpa lagi menghadap HRD.
5. Rekapitulasi Kehadiran Karyawan
Fungsi dari Software attendance management selanjutnya adalah fitur yang dapat digunakan untuk menganalisis kinerja dan kedisiplinan dari karyawan. Dengan demikian, nantinya HRD dapat melakukan rekapitulasi data dengan periode tertentu. Fitur ini sendiri terbagi menjadi 2 yaitu data yang sudah diproses dan data yang belum diproses.
6. Management Payroll
Kehadiran kerja seorang karyawan menjadi komponen penting dalam penggajian atau payroll. Dengan adanya sofware ini, maka HRD lebih mudah dalam memproses payroll karena sudah memiliki data-data karyawan baik jumlah kehadiran, terlambat atau tepat waktu, juga waktu cuti atau lembur yang tentu saja akan mempengaruhi gaji karyawan.
HRD dapat lebih menghemat waktu karena tidak perlu lagi entri data kehadiran secara manual ke dalam sistem. Pekerjaan menjadi efisien dalam waktu dan sesuai dengan data yang telah masuk secara rinci. Perhitungan gaji bulanan akan lebih mudah dilakukan, bahkan sudah termasuk dengan pajak serta potongan jumlah hari cuti dari karyawan.
Rekomendasi Software Attendance Management
1. Talenta by Mekari
Talenta by Mekari merupakan aplikasi dengan banyak kelengkapan fitur dan mudah untuk dioperasikan. Aplikasi ini banyak direkomendasikan oleh perusahaan-perusahaan karena sistem payroll dan HRIS sudah terautomasi sehingga proses administrasi lebih cepat dan dapat menghindari kesalahan. Aplikasi ini juga sangat aman dan komperehesif, serta efisien dan juga akurat.
Aplikasi Talenta by Mekari juga memiliki pengaturan absensi dan shifting yang kompleks, serta dapat menganalisa tren SDM perusahaan secara relevan. Fitur-fitur yang canggih bahkan juga termasuk GPS dan fitur selfie yang dapat membantu perusahaan dalam memantau lokasi terkini dari karyawan yang diambil saat melakukan absensi online.
Software attendance management ini juga dapat meningkatkan kedisiplinan dari karyawan karena dapat memantau keterlambatan karyawan, juga dapat menentukan jam istirahat dan juga absensi karyawan pada saat jam kerja. Oleh karena itu, aplikasi ini sangat bisa diandalkan untuk mengontrol kinerja dari karyawan dengan efisien dan terorganisir dengan baik.
2. Time of Management
Time of Management menjadi solusi dalam absensi yang dilakukan secara online. Fitur yang diberikan mendukung pencatatan dan juga mengelola data absensi dari karyawan. Fitur lainnya dapat merekam cuti khusus yang nantinya ditampilkan pada kalender pada tanggal tertentu. HRD juga dapat membatasi jumlah hari yang dapat diambil untuk cuti serta menetapkan hari non-kerja pada sistem.
Dengan aplikasi ini, karyawan sudah tidak perlu lagi menemui HRD karena permintaan cuti dan persetujuan dapat dilakukan secara online, di manapun dan kapanpun. Sisa cuti juga akan ditampilkan dengan transparan sehingga karyawan tidak perlu menanyakan lagi pada HRD karena sudah mengetahui sisa cuti yang dimiliki.
3. Time Clock MTS
Time Clock MTS memiliki beberapa motede absensi yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ada metode dalam bentuk sidik jari dan juga dengan webcam. Untuk metode webcam, cara yang digunakan dengan mendeteksi wajah untuk bukti kehadiran. Aplikasi ini selain juga mudah untuk digunakan, juga mudah diunduh melalui situs pengunduhan aplikasi resmi.
4. My HR Toolkit
My HR Toolkit dapat menyimpan semua data administrasi karyawan yang sangat mudah dan interaktif dalam pengaplikasiannya. Fitur-fitur yang ditawarkan juga memungkinkan untuk melakukan berbagai pengelolaan dan pencatatan dari ketidakhadiran karyawan. Aplikasi ini juga sangat aman dan tidak akan terjadi kebocoran data.
Software attendance management menjadi salah satu aplikasi yang sangat penting untuk mengelola data karyawan, oleh karena itu perlu mencari aplikasi dengan berbagai fitur dengan fungsi masing-masing dan mudah untuk diaplikasikan. Talenta by Mekari menjadi rekomendasi terbaik karena memiliki administrasi yang cepat dan akurat untuk efisiensi kinerja perusahaan.